Pracując przy projektach IT spotykamy się z wieloma problemami. Jedne nas totalnie zaskakują, powodując duży stres. Na inne jesteśmy przygotowani i reagujemy automatycznie. Jak się okazuje istnieją wytyczne, które możemy zastosować w przypadku projektów oraz incydentów, jakie mogą nam się przytrafić. W 1999 roku Dave Snowden przygotował model pomagający w dobieraniu odpowiedniego modelu zachowań, w zależności od klasyfikacji typu problemu/projektu.
Model Cynefin, bo o nim mowa, wprowadza podział na 4 główne obszary, które reprezentują różną skalę złożoności problemu, z którym przychodzi nam się zmierzyć. Istnieją cztery poziomy posiadające zdefiniowany schemat zachowań, który należy zastosować, aby jak najsprawniej dojść do rozwiązania. Nieporządek (ang. Disorder) to miejsce, w którym zdecydowanie nie chcemy się znaleźć. Tam nie ma gotowych do działania wytycznych. Gdy nie wiemy, jaki model zachowań wybrać, sprawy mogą potoczyć się w sposób niekontrolowany.
Projekty/problemy, zgodnie z modelem Cynefin dzielimy na:
1. Proste (ang. Smple)
W tym modelu zależność przyczyna-skutek jest bardzo dobrze widoczna. Do rozwiązania problemu można zastosować najlepsze, znane praktyki. Polecany model zachowania:
odczuj – klasyfikuj – reaguj
Wydawać by się mogło, że w przypadku projektów IT model ten nie będzie miał zastosowania. W końcu nie zmagamy się z trywialnymi problemami. Nie do końca się z tym zgodzę. W swoich zespołach warto przygotować procedury na powtarzalne czynności. Jasne wytyczne pozwalają zaoszczędzać czas. Opisane procedurami mogą być np. proste prace administracyjne na serwerach, nadawanie uprawnień nowym użytkownikom lub na przykład opis dla nowych członków zespołu jak zacząć wdrażać się w projekt.
2. Skomplikowane (ang. complicated)
W przypadku zagadnień, gdzie cały czas istnieją ścisłe powiązania skutek-przyczyna, lecz nie są one od razu widoczne, mamy do czynienia z modelem skomplikowanym. W przypadku takich problemów istnieje więcej niż jedna droga do osiągnięcia celu. Polecany sposób zachowania:
odczuj-analizuj-reaguj
Ta grupa zdaje się być najbliższa codziennej pracy zespołów IT pracujących w modelu Waterfall, nad projektami, których wymagania są z góry określone. Są to problemy statyczne, gdzie wymagania nie zmieniają się w czasie. Potrzebna jest duża wiedza ekspercka. Wymagane jest wykonanie skomplikowanej analizy, żeby potem przejść do implementacji rozwiązania.
3. Złożone (ang. complex)
Jest to model, gdzie zależności przyczyna-skutek zmieniają się w czasie. Wymaga on od zespołu dużej elastyczności i umiejętności adaptacji. Schemat zachowań przy tym modelu jest empiryczny:
sonduj-odczuj-reaguj
Praca w tym modelu polega na eksperymentowaniu i weryfikowaniu czy otrzymane efekty są zadowalające. Proces jest poddawany ciągłej retrospekcji i adaptacji opartej o nowo zdobytą wiedzę. To właśnie w tej grupie problemów operuje framework Scrum.
4. Chaotyczne (ang. chaotic )
Czy znana jest Ci sytuacja, kiedy budzi Cię w środku nocy telefon? Okazuje się, że z nieznanych nikomu przyczyn system produkcyjny zachowuje się niestabilnie. Wiesz, że rano prezes będzie już poinformowany o zaistniałej sytuacji. To jak wysokie będą straty finansowe, zależy tylko od Ciebie i Twojego zespołu. To jest właśnie model chaotyczny. Wiele decyzji do podjęcia, przy jednoczesnym braku czasu na analizę. Bazujesz na swoim doświadczeniu i od razu przechodzisz do działania. Chwila obserwacji wyników i decyzja o podjęciu kolejnej akcji. I tak aż do opanowania sytuacji. Proponowany model działania:
działaj-odczuj-reaguj